信書の定義

この記事では
信書の定義について
解説しています。
葉書野 ウラ
言葉は知っているけど、正しく説明するのが難しい「信書」について、元郵便局員がわかりやすく説明します。
郵便法という法律で定められている事なので、きちんと理解しましょう。

信書とは?

総務省の「信書ガイドライン」には、下記のように記載されています。

「信書」とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。

  • 特定の受取人
  • 差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者

  • 差出人の意思を表示し、又は事実を通知
  • 差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えること

  • 文書
  • 文字、記号、符号など人の知覚によって認識する事ができる情報が記載された紙その他の有体物のこと(電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません)

 
上記のお堅い説明文を読んで「なるほど!」って、理解できる方ってあまりいないと思いますので、知ってるけど説明が難しい「信書」について、実務で学んだ知識を交えて要点だけを端的に解説したいと思います。


信書の定義

「信書」を簡単に言えば個人を特定できる内容が記載されているものです。

一般的に「請求書」や「納品書」等は、「信書」に該当します。
信書に該当する理由を総務省の「信書ガイドライン」に照らし合わせて考えてみると「特定の受取人(取引先)に対して、差出人の意思を表示し、又は事実を通知(差出人である企業が請求する意思を示す)文書(請求書)」となります。

「親展」=「信書」と思ってる人も多いみたいですが、親展とは宛名となっている本人が開封して読んでほしいという意味合いですので「親展」=「信書」という意味合いではありません。


信書に該当するもの

  • 書状
  • 一般的な「手紙」など

  • 請求書など
  • 納品書、領収書、見積書、願書、契約書、確定申告書など

  • 結婚式等の招待状
  • 同窓会の案内状、株主総会等招集状など

  • 資格の認定書など
  • 免許証、認定書、表彰状など、カード型の資格の認定書も含む

  • 証明書など
  • 印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票、健康保険証、履歴書など

  • ダイレクトメール
  • 文書自体に受取人が記載されている場合は信書に該当します


信書に該当しないもの

  • 書籍
  • 新聞、雑誌、カレンダー、ポスターなど

  • カタログ
  • 新聞の折り込みチラシ、店頭で配布される前提のチラシなど

  • プリペイドカード類
  • 商品券、図書券、印刷した電子チケットなど

  • 書類
  • 作文、論文、図面、設計図書など

  • その他
  • 配送伝票、名刺、パスポート、振込用紙など

 
注意
信書の定義はわかりにくい部分もありますので、判断が難しい場合、現物を郵便局に持参して直接ご確認ください。


信書の送付方法


「信書」は、法律で定められた方法でしか送付できませんので、信書を送付される際は送付方法にご注意ください。


信書の送付ができる

  • 普通郵便
  • レターパック
  • スマートレター
  • ミニレター
  • EMS


信書の送付ができない

  • ゆうパック
  • ゆうメール
  • ゆうパケット
  • クリックポスト
 
注意
ゆうパックで信書は送れません。
内容品が「信書に該当しないもの」なら問題ありませんが、「信書に該当するもの」であれば、ゆうパックはご利用できません。


他社で信書を送付する方法

日本郵便以外にも、信書を送付できるサービスを提供している運送会社は下記の通りです。

価格という面で日本郵便が圧倒的に有利なので、現時点では余程の指定がない限り他社のサービスを利用する機会は少ないのではないかと思います。