元郵便局員が教える!集荷依頼をスピーディに行うための3つのポイント

この記事では
集荷依頼時のポイントについて
解説しています。
葉書野 ウラ
集荷業務をスピーディに行ってもらう為にやるべき3つのポイントを、集荷業務を行った事のある元郵便局が詳しく解説します。

集荷サービス

日本郵便では、お客様から依頼があればご自宅までゆうパックなどを無料で集荷に伺うサービスがあります。
電話、インターネット、LINEなど、さまざまな集荷依頼方法がありますので、集荷サービスについては、下記の記事を参考にしてください。
元郵便局員が教える!日本郵便の集荷サービスと集荷依頼時の注意点


集荷依頼時のポイント

一般のお客様からの集荷依頼があった場合、基本的に定時集荷と定時集荷の間に集荷を行います。
特に午前中の結束の時間と午後の結束時間が決められているので、それまでにすべての集荷を終わらせる必要があり、集荷担当者としては出来るだけスピーディに行いたいというのが本音です。

下記に集荷担当者として、スピーディに集荷を行うために行っていただきたい3つのポイントを紹介しますので、是非実行していただけるとありがたいです。

参考

集荷業務の一日については、下記の記事を参考にしてください。
集荷業務のスペシャリスト!あまり知られていない「集荷業務の一日」を解説


集荷できるものとできないもの

原則として、普通郵便、ゆうパケット、ゆうメール、レターパックライト、クリックポストなど、下記に記載されていない郵便物・荷物は集荷依頼はできません。

  • レターパックプラス
  • ゆうパック
  • 国際郵便物・小包、EMS
 
補足
特約契約や局によっては対応してる場合もありますが、原則として個人・法人を問わずに上記以外の郵便物・荷物の集荷は断られます。
せめて集荷依頼を行う場合、集荷依頼する郵便物・荷物が集荷対象であるかどうかくらいは知ってください。


集荷依頼者の情報

集荷を依頼される場合、下記の情報を正確に伝えてください。

  • 住所
  • 名前
  • 電話番号
  • 荷物の種別、個数、サイズ
  • 集荷日時、時間
 
補足
依頼者情報を伝える事は当たり前の事ですが、この当たり前の事さえしない人が本当にたくさんいます。
大半の方は丁寧に対応していただけますが、「いつも頼んでいるから住所聞くなよ新人!」とか「出かけるので今から30分以内に集荷こい!」など、信じられないかもしれませんが、こういうのは日常茶飯事です。
言った言わないというトラブルも発生するので、局によりますがコールセンターの会話は録音されています。


集荷する荷物の情報

依頼者情報も大切ですが、荷物の情報というのが非常に大事になります。
集荷担当者も常に集荷してますので、荷物の積載量の問題で希望通りの時間帯で集荷できない場合もあります。

下記の情報を正確に伝えてください。

  • 荷物の種別
  • 個数
  • サイズ
  • 重さ
 
補足
荷物の種別とは、荷物の種類になります。
「ゆうパック」「レターパックプラス」「国際」のいずれに該当するかを教えてください。
特に国際関連の場合、あて先の国によっては手書きのラベルが使えなかったり、重量により料金が異なったり、内容品が20万円を超えるの場合など、すぐに発送ができないケースもありますので、できるだけ細かい情報だとスムーズに対応ができます。


注意点

梱包はお客様が行う必要がありますので、基本的には梱包を行った上で集荷依頼をお願いします。(箱などの購入がある場合を除く)
郵便局員が集荷時に梱包を行うサービスはありません。

ラベル(送り状)が必要な場合、必ず集荷依頼を行う際に伝えてください。
集荷担当者も赤車にラベル(送り状)を載せていますが、特殊なラベル(送り状)は持参してない事もあります。
できれば集荷時に、送り状を記載して荷物に貼付されている事が望ましいです。

ラベル(送り状)の代筆は、住所の書き間違いによるトラブル防止の為に基本的に行ってません。
定期的に荷物を送る場合、集荷担当者にラベルの印字をお願いしてください。

日によって異なりますが、集荷件数が多い日は午後から集荷ストップという事もありますので、集荷の依頼は出来るだけ早めに時間に余裕をもって依頼してください。

配達指定日がある場合でも、指定日の1週間前から差出しが可能となってますので、日数に余裕をもって早めの対応をお願いします。
集荷日時を変更される場合も、できるだけ早めに変更の連絡をお願いします。