書留・特定記録郵便物等差出票の書き方は？記入例と料金を元郵便局員が解説【2026年最新】

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書留・特定記録郵便物等差出票とは？

書留・特定記録郵便物等差出票（かきとめ・とくていきろくゆうびんぶつとうさしだしひょう）は、書留（一般書留・簡易書留・現金書留）や特定記録郵便を差し出すときに、その内容を一覧にして窓口へ提出する用紙です。郵便局の窓口に備え付けられています。

書留や特定記録は、ポストに投函できず必ず郵便局の窓口から差し出す決まりです。これは「いつ・誰から引き受けたか」という引受けの記録を残すためで、その記録の入口になるのがこの差出票です。差出票に書いた1枚が、あとで受け取る受領証（控え）になり、追跡に使う引受番号（お問い合わせ番号）もここから発行されます。

どんなときに書く？1通でも必要？

差出票が本当に役立つのは、書留・特定記録を複数通まとめて差し出すときです。会社が請求書・契約書・重要書類を一度に何十通も出す場面では、1枚の差出票に一覧化しておくと、窓口での引受けがスムーズに進みます。

1通だけなら、差出票を自分で書かなくても差し出せます。窓口の局員が引き受け、その場でお問い合わせ番号入りの受領証をお渡しします。ただし局や混雑状況によっては、1通でも記入をお願いすることがあります。

書留・特定記録郵便物等差出票の書き方（記入欄と記入内容）

差出票は、上部に差出人の情報、中央に1通ごとの明細、下部に合計を書く構成です。記入欄と、そこに書く内容は次のとおりです。

ここでは、日本郵便が公式サイトで配布しているExcel様式の欄名にそって説明します（2026年7月時点）。

※欄名は日本郵便公式のExcel様式（書留｜日本郵便で配布）に準拠しています。公式のExcel様式には「一般書留／簡易書留／特定記録」を選ぶ独立した列はなく、取扱の種類は差出時の申告と郵便物本体の表示で区別します（窓口備え付けの紙様式には、種類のチェック欄がある局もあります）。以下の記入例では、わかりやすさのため「取扱の種類」を1列に補って示します。

記入例（会社でまとめて3通出す場合）

たとえば、取引先2社へ請求書を「特定記録」で、担当者1名へ契約書を「簡易書留」で、合計3通を同時に差し出すケースの記入例です（いずれも定形郵便物・50g以内。料金は2026年7月時点）。

※定形郵便物は50gまで110円（2026年7月時点・2024年10月改定後）。日本郵便の第一種・第二種郵便物の料金一覧でも定形50g以内110円と案内されています。加算料金は次章のとおりです。

料金の書き方（書留・特定記録の加算料金）

差出票の「料金」欄には、基本の郵便料金に、下記の加算料金を足した金額を書きます（2026年7月現在・2024年10月改定後）。

※加算料金・補償の内容は2026年7月時点（2024年10月改定後）。基本の郵便料金は別途かかります。

日本郵便の公式ページでも、特定記録は基本料金に＋210円（ゆうメールは＋160円）と案内されています（特定記録｜日本郵便）。書留の加算料金と損害要償額も公式ページに明記があります（書留｜日本郵便）。

会社は差出票をExcelで事前に作れる

書留・特定記録を毎回まとめて出す会社では、窓口でその場で書くより、あらかじめパソコンで作成して持参するほうがはるかに速く済みます。

日本郵便の書留のご案内ページでは、差出票のExcel様式が配布されており、ダウンロードして必要事項を入力・印刷して使えます。差出人（会社情報）を登録しておけば、毎回の記入は明細だけで済みます。

受領証（控え）と引受番号の使い方

差し出しが済むと、窓口から受領証（控え）が返ってきます。これは「その郵便物を、いつ引き受けたか」を証明する大切な控えです。受領証には引受番号（お問い合わせ番号）が記載され、この番号で日本郵便の追跡サービスから配達状況を確認できます。

よくある質問

書留や特定記録を1通だけ出すときも、差出票を書く必要がありますか？

1通だけなら、差出票を自分で書かなくても差し出せます。窓口の局員が引き受け、その場でお問い合わせ番号入りの受領証をお渡しします。差出票が役立つのは、複数通をまとめて出すときです。

差出票は自分でExcelなどで作って持って行ってもいいですか？

はい。日本郵便の公式ページでExcel様式が配布されており、会社の情報を入力して印刷したものを持参できます。手作りの一覧表を受け付ける局も多いですが、様式の可否は局によって差があるため、大量に出す前に差出予定の郵便局へ確認しておくと確実です。

特定記録と書留を、1枚の差出票にまとめて書けますか？

はい。一般書留・簡易書留・現金書留・特定記録を同じ1枚に混ぜて記入できます。1通ごとに「取扱の種類」欄でどのサービスかを明記し、料金欄にはそれぞれの合計料金（基本料金＋加算料金）を書いてください。

差出票の控え（受領証）は、どう使えばいいですか？

受領証は発送した証拠になる大切な控えです。記載された引受番号（お問い合わせ番号）で配達状況を追跡できます。捨てずに保管し、相手に「届いていない」と言われたときの確認や、社内の発送記録として使ってください。

書留や特定記録を、ポストに投函してはいけないのはなぜですか？

書留・特定記録は引受けの記録を残すため、必ず郵便局の窓口から差し出す決まりだからです。ポストに投函すると引受番号が発行されず、追跡も受領証の発行もできません。必ず窓口にお出しください。

書留・特定記録郵便物等差出票の書き方まとめ

• 差出票は書留・特定記録を窓口から出すときの一覧表。ポスト投函は不可。
• 上部に差出人（会社は住所ゴム印可）、中央に1通ごとの明細（あて名・取扱の種類・料金）、下部に合計通数・合計料金を書く。
• 申出損害要償額は一般書留・現金書留のときだけ記入（現金書留は封入した現金額）。簡易書留・特定記録は不要。
• 料金は基本料金＋加算料金（一般＋480円／現金＋480円／簡易＋350円／特定記録＋210円・2026年7月現在）。
• 会社は公式Excel様式で事前作成できる（1枚の明細件数は様式による）。手作り様式は局に事前確認を。
• 差出後の受領証（控え）は保管。引受番号で追跡できる。