書留・特定記録郵便物等差出票の書き方は？記入例と料金を元郵便局員が解説【2026年最新】

本記事にはアフィリエイト広告（Amazonアソシエイト等）が含まれます。

書留・特定記録郵便物等差出票とは？

書留・特定記録郵便物等差出票（かきとめ・とくていきろくゆうびんぶつとうさしだしひょう）は、書留（一般書留・簡易書留・現金書留）や特定記録郵便を差し出すときに、郵便物と一緒に窓口に出す用紙です。日本郵便の書留・特定記録の案内ページには、利用方法として次のように書かれています。

出典は書留｜日本郵便と特定記録｜日本郵便（いずれも2026年9月時点）です。

書留や特定記録は、ポストではなく郵便局に差し出す決まりです。内国郵便約款の第67条は、書留や特定記録のような「特殊取扱とするもの」の差出場所を「事業所」と定めています（速達だけを付けたものなど、一部は郵便差出箱にも差し入れられます）。出典は約款｜日本郵便に掲載されている内国郵便約款（2026年8月8日改正版・2026年9月時点）です。

どんなときに書く？1通でも必要？

内国郵便約款では、書留・特定記録とも、事業所が交付する用紙に必要な事項を書いて差し出すことが定められています。通数による区別は書かれていないので、1通だけのときも、定めの上ではこの用紙に書いて差し出します。

窓口備え付けの差出票に記入して出す

書留については、内国郵便約款の第112条に次のように書かれています。

特定記録郵便物についても、第135条に「特定記録郵便物は、事業所において交付する用紙に差出人の氏名その他事業所の指示する事項を記載して差し出していただきます。ただし、その事業所が必要がないと認めた場合は、この限りでありません。」とあります。

つまり、差出票に書いて出すのが基本で、書かなくてよいかどうかは差し出す郵便局の判断です。通数が多いときは、あらかじめ書いて（または公式のExcel様式を印刷して）持って行くと、窓口で書く手間を省けます。

書留・特定記録郵便物等差出票の書き方（記入欄と記入内容）

日本郵便は、書留の案内ページで差出票の「様式イメージ」をExcelファイルで公開しています。ファイルは「差出票」と「受領証」の2枚のシートでできていて、差出票のシートの欄は次の図のとおりです（2026年9月時点）。

記入するのは太枠の中だけ

様式の【ご注意】には、次のように書かれています。

様式で太枠になっているのは、ご依頼主のご住所・お名前、お届け先のお名前、摘要の3か所です。お問い合わせ番号・申出損害要償額・料金等の欄は、太枠の外にあります。

※特定記録郵便物等については、お届け先のお名前は不要です（様式の【ご注意】・2026年9月時点）。

摘要欄に書くこと

様式の【ご注意】では、「摘要」欄に書く事項（または差出票を窓口に出すときに伝える事項）として、次の3つが挙げられています。

一般書留・現金書留で補償の上限となる損害要償額は、差し出すときに申し出ます（書留｜日本郵便）。申出がないときは、内国郵便約款第113条により、現金書留は10,000円、それ以外の一般書留は100,000円を申し出たものとみなされます。申し出られる上限は、現金書留が500,000円、それ以外が5,000,000円です（2026年9月時点）。

記入例（会社でまとめて3通出す場合）

たとえば、取引先2社へ請求書を「特定記録」で、担当者1名へ契約書を「簡易書留」で、合計3通を同時に差し出すケースです（いずれも定形郵便物・50g以内）。太枠の中は次のように書きます。

※特定記録郵便物等は、お届け先のお名前が不要です（様式の【ご注意】・2026年9月時点）。

この3通の料金は、特定記録が1通320円（定形郵便物110円＋210円）、簡易書留が460円（定形郵便物110円＋350円）で、合計1,100円です（2026年9月時点）。定形郵便物の50g以内110円は、日本郵便の第一種・第二種郵便物の料金一覧で確認できます。

料金の書き方（書留・特定記録の加算料金）

差出票の「料金等」欄は太枠の外ですが、差し出すときに払う料金は、基本の郵便料金に下記の加算料金を足した金額です（2026年9月時点。書留の加算料金は2023年10月、特定記録の加算料金は2024年10月にそれぞれ改定されて以降、据え置かれています）。

補償の範囲は次のとおりです。

※一般書留はさらに5万円ごとに＋23円（上限500万円）、現金書留はさらに5,000円ごとに＋11円（上限50万円）で損害要償額を増やせます。加算料金・損害要償額は、郵便物（手紙・はがき）に付ける場合の2026年9月時点の内容です（特定記録をゆうメールに付けるときの加算は＋160円）。基本の郵便料金は別途かかります。

日本郵便の公式ページでも、特定記録は基本料金に＋210円（ゆうメールは＋160円）と案内されています（特定記録｜日本郵便）。書留の加算料金と損害要償額も公式ページに明記があります（書留｜日本郵便）。

会社は差出票をExcelで事前に作れる

書留・特定記録をまとめて出す会社では、公式のExcel様式を印刷して、郵便物と一緒に持って行く方法があります。日本郵便の書留のご案内ページで「様式イメージ」として公開されているExcelファイルの【ご注意】には、次のように書かれています。

様式の明細欄は14行です。自社で作った用紙を使いたいときは、内国郵便約款の定めに注意してください。書留（第112条第2項）・特定記録（第135条第2項）とも、用紙は、差し出そうとする事業所（集配事業所および支社が指定した事業所）の承認を受ければ、日本郵便以外の者が作成できるとされています。

特定記録については、日本郵便の特定記録のページで「Webゆうパックプリントサービスで特定記録郵便物等のあて名ラベル、受領証をご自宅で簡単に作成できます。」とも案内されています（2026年9月時点）。

受領証（控え）と引受番号の使い方

差し出しが済むと、窓口から受領証（控え）が渡されます。特定記録郵便物については、内国郵便約款第134条第2項に「差出人に郵便物の受領証を交付します」と定められています。

受領証に書かれていること

公式のExcel様式の「受領証」シートは「書留・特定記録郵便物等受領証」という名前で、ご依頼主のご住所・お名前、お届け先のお名前、お問い合わせ番号、申出損害要償額、摘要の欄があります。下の【ご注意】には、次の一文があります。

同じ【ご注意】には、損害賠償額が原則として「一般書留：申出損害要償額欄の記入額（記入がない場合は10万円）を限度とする実損額です」「簡易書留：5万円を限度とする実損額です」「特定記録：損害賠償はありません」と書かれています。

よくある質問

書留や特定記録を1通だけ出すときも、差出票を書く必要がありますか？

内国郵便約款では、書留・特定記録とも、事業所が交付する用紙に必要事項を書いて差し出すと定められています。ただし「その事業所が必要がないと認めた場合は、この限りでありません」とされているので、書かなくてよいかどうかは差し出す郵便局の判断です。

差出票は自分でExcelなどで作って持って行ってもいいですか？

日本郵便の書留のページで様式イメージのExcelが公開されていて、印刷して使うときは「差出票」「受領証」の2シートを印刷し、郵便物とともに窓口に出すよう案内されています。自社で作った用紙は、差し出す事業所の承認を受ければ作成できると内国郵便約款に定められています。

差出票の控え（受領証）は、どう使えばいいですか？

様式の【ご注意】に「受領証は、損害賠償の請求をするときその他の場合に必要ですから大切に保存してください。」とあります。書留は、受領証に記載された引受番号で配達状況を調べられます。特定記録は、インターネット上で配達状況を確認できます。

書留や特定記録を、ポストに投函してはいけないのはなぜですか？

内国郵便約款の第67条で、書留や特定記録のような特殊取扱とする郵便物の差出場所は「事業所」と定められているためです（速達だけを付けたものなど、一部は郵便差出箱にも差し入れられます）。

書留・特定記録郵便物等差出票の書き方まとめ

• 差出票は書留・特定記録を窓口から出すときに、郵便物と一緒に出す用紙。差出場所は原則として事業所（約款第67条）。
• 公式様式の【ご注意】は「太枠の中のみご記入ください」。太枠はご依頼主のご住所・お名前／お届け先のお名前／摘要の3か所。
• 特定記録郵便物等は、お届け先のお名前が不要。
• 摘要欄には、種別（一般書留／現金書留／簡易書留／特定記録）・速達等の種類・内容品名及び性質を書く（または窓口で伝える）。
• 料金は基本料金＋加算料金（一般＋480円／現金＋480円／簡易＋350円／特定記録＋210円・2026年9月時点）。
• 公式Excel様式は「差出票」「受領証」の2シートを印刷して郵便物と一緒に出す。自作の用紙は事業所の承認が必要。
• 差出後の受領証（控え）は保管。書留は引受番号で、特定記録はインターネット上で配達状況を確認できる。